Registrul de riscuri este un tabel în care o firmă notează ce poate merge rău, cât de probabil este, cât ar costa și cine se ocupă de fiecare situație. Pentru o firmă mică, o foaie de calcul cu 15–30 de rânduri este de obicei suficientă. Valoarea registrului nu stă în completarea lui o singură dată, ci în revizuirea regulată și în faptul că fiecare risc are un responsabil numit.
Ce este registrul de riscuri și la ce folosește?
Registrul de riscuri este lista evenimentelor nesigure care ar putea afecta veniturile, clienții, oamenii sau activitatea zilnică a firmei, împreună cu măsurile stabilite pentru fiecare. El transformă îngrijorările vagi, discutate ocazional în ședințe, într-o listă de priorități pe care se pot aloca timp și bani. Registrul este instrumentul concret prin care se pun în practică principiile din ghidul despre procesele de management al riscurilor.
Ce coloane are un registru de riscuri?
Un registru de riscuri are nevoie de cel puțin opt coloane, suficiente pentru ca oricine din firmă să înțeleagă situația fără explicații suplimentare.
- Descrierea riscului, formulată ca eveniment: „clientul principal întârzie plățile peste două luni”.
- Cauza care l-ar putea declanșa.
- Probabilitatea, pe o scară de la 1 la 5.
- Impactul, tot de la 1 la 5.
- Scorul, adică probabilitatea înmulțită cu impactul.
- Măsura aleasă și termenul intern de aplicare.
- Responsabilul, o singură persoană, nu un departament.
- Data ultimei revizuiri și starea actuală.
Cum se notează probabilitatea și impactul unui risc?
Probabilitatea și impactul se notează pe scări de la 1 la 5, cu definiții scrise dinainte, ca două persoane diferite să ajungă la aceeași notă. Fără definiții, notele reflectă mai mult starea de spirit a celui care completează decât riscul real.
| Nota | Probabilitate (exemplu) | Impact (exemplu) |
|---|---|---|
| 1 | Aproape exclus în următorii ani | Neplăcere fără efect asupra clienților |
| 2 | Posibil, dar rar | Întârzieri de câteva zile |
| 3 | Se poate întâmpla într-un an obișnuit | Pierderea unei comenzi sau a unei săptămâni de lucru |
| 4 | Probabil în următoarele luni | Pierderea unui client important |
| 5 | Aproape sigur | Activitatea se oprește pentru o perioadă lungă |
Scorul rezultat merge de la 1 la 25. O împărțire orientativă folosită des: până la 6, risc scăzut, urmărit anual; între 8 și 12, risc mediu, cu măsuri planificate; de la 15 în sus, risc ridicat, tratat imediat.
Ce riscuri apar de obicei într-o firmă mică?
Riscurile tipice ale unei firme mici țin de oameni, de clienți, de furnizori și de echipamente, mai rar de evenimente spectaculoase.
- Plecarea sau îmbolnăvirea persoanei care știe singură un proces esențial.
- Dependența de un client care aduce o mare parte din venituri, situație tratată și în articolul despre negocierea cu clienții mari.
- Un furnizor unic pentru o materie primă sau un serviciu critic.
- Pierderea datelor sau blocarea calculatoarelor.
- Defectarea unui utilaj fără de care producția se oprește.
- Întârzieri la încasări care pun presiune pe plata salariilor și a furnizorilor.
Cum se alege măsura potrivită pentru fiecare risc?
Pentru fiecare risc se alege una dintre patru reacții: evitarea, reducerea, transferul sau acceptarea.
- Evitarea înseamnă renunțarea la activitatea care produce riscul, de exemplu refuzul unui contract cu condiții de plată inacceptabile.
- Reducerea scade probabilitatea sau impactul: un al doilea furnizor, copii de siguranță ale datelor, o a doua persoană instruită.
- Transferul mută consecințele financiare către altcineva, prin asigurare sau prin clauze contractuale. Ce acoperă concret o poliță sau o clauză se stabilește împreună cu un broker de asigurări sau cu un jurist.
- Acceptarea este alegerea conștientă pentru riscurile mici, la care măsurile ar costa mai mult decât paguba posibilă.
Activitățile mutate la un prestator extern transferă o parte din riscuri, dar aduc altele noi, după cum arată analiza despre externalizarea unor activități într-o firmă mică.
Cât de des se actualizează registrul de riscuri?
Registrul de riscuri se revizuiește de regulă o dată pe trimestru și, suplimentar, la orice schimbare importantă: un client nou mare, o angajare, o mutare, o investiție. Revizuirea durează o oră când registrul este ținut la zi. La fiecare trecere se recalculează scorurile, se închid riscurile dispărute, se adaugă cele noi și se verifică dacă măsurile promise au fost aplicate. Un risc cu același scor ridicat în trei revizuiri la rând arată că măsura aleasă nu funcționează și trebuie schimbată.
