Intr-o firma mica, fiecare angajat are de obicei mai multe responsabilitati. Tocmai de aceea, timpul pierdut cu verificari, documente si date introduse in locuri diferite poate afecta rapid activitatea. O comanda trebuie urmarita, stocul trebuie verificat, facturile trebuie pregatite, iar managerul are nevoie sa stie ce se intampla in firma fara sa intrebe fiecare persoana in parte.
Un sistem ERP poate reuni aceste activitati si poate crea un mod de lucru mai usor de urmarit. Informatiile despre clienti, vanzari, produse, documente si angajati pot fi gestionate dintr-un sistem comun. Astfel, firma nu mai depinde la fel de mult de fisiere separate sau de informatii pastrate doar de anumiti angajati.
Pentru o afacere aflata la inceput sau pentru una care isi extinde activitatea, New PEAKS poate fi luat in calcul atunci cand este analizata trecerea la un sistem integrat. Important este ca solutia sa raspunda unor probleme reale, nu sa fie aleasa doar pentru ca are multe functii. O firma mica are nevoie de un instrument pe care oamenii sa il poata folosi usor, fara sa transforme activitatea zilnica intr-un proces complicat.
Mai putin timp pierdut cu operatiunile
Intr-o firma cu putini angajati, activitatile administrative pot ocupa o parte importanta din program. Emiterea documentelor, verificarea comenzilor, actualizarea informatiilor sau pregatirea unor rapoarte pot parea sarcini mici, dar repetate zilnic ajung sa consume multe ore.
Solutii precum Odoo ERP software pot fi folosite pentru gestionarea mai multor zone ale unei afaceri, in functie de modulele alese. O firma poate incepe cu functiile de care are nevoie cel mai mult si poate adauga ulterior alte componente. Aceasta abordare este utila pentru o companie mica, deoarece permite dezvoltarea sistemului odata cu nevoile afacerii, fara ca toate functiile sa fie activate de la inceput.
Atunci cand analizeaza utilitatea unui ERP, o firma poate urmari cateva schimbari concrete in activitatea de zi cu zi:
- Comenzile pot fi urmarite mai usor.
- Stocurile pot fi verificate.
- Facturile pot fi pregatite.
- Informatiile despre clienti pot fi pastrate intr-un loc accesibil echipei.
- Rapoartele pot fi obtinute mai rapid.
- Activitatile repetitive pot fi reduse.
- Managerul poate avea o imagine mai clara asupra operatiunilor.
Cresterea devine mai usor de gestionat
Un soft ERP poate deveni util mai ales atunci cand firma incepe sa primeasca mai multe comenzi, sa lucreze cu mai multi clienti sau sa isi extinda echipa. La inceput, un tabel si cateva fisiere pot fi suficiente. Odata cu cresterea volumului de lucru, insa, aceleasi metode pot deveni greu de administrat, iar informatiile pot fi pierdute sau actualizate cu intarziere.
Pentru o firma mica, avantajul nu consta doar in automatizarea unor sarcini. Un sistem centralizat poate ajuta si la pastrarea unei imagini mai coerente asupra afacerii. Daca un client discuta cu mai multe persoane din echipa, informatiile despre comenzile sau solicitarile sale pot fi consultate mai usor.
Printre avantajele care pot deveni vizibile dupa folosirea unui sistem integrat se numara:
- mai putine informatii pastrate in fisiere diferite;
- acces mai rapid la datele despre clienti;
- urmarirea mai simpla a comenzilor aflate in lucru;
- o evidenta mai clara a produselor disponibile;
- reducerea sarcinilor care trebuie repetate manual;
- identificarea mai rapida a unor probleme din activitatea zilnica;
- posibilitatea de a lucra cu date istorice atunci cand se fac analize.
Alegerea trebuie adaptata firmei
Un ERP nu ar trebui ales doar dupa lista de functii prezentata de furnizor. Pentru o afacere mica conteaza mult modul in care programul se potriveste cu activitatea existenta. Domeniul firmei, numarul angajatilor, tipul comenzilor si programele deja folosite pot schimba complet nevoile de la o companie la alta.
La fel de importanta este si perioada de implementare. O schimbare brusca poate crea confuzie daca angajatii nu stiu ce au de facut sau daca datele vechi nu sunt pregatite corect. Este mai sigur ca firma sa stabileasca dinainte ce module vor fi folosite, cine le va administra si cum va fi verificata functionarea lor.
Pentru a evita o alegere facuta in graba, pot fi analizate cateva aspecte practice:
- posibilitatea de a testa programul inainte de achizitie;
- modul in care poate fi extins sistemul in viitor;
- costurile pentru implementare si mentenanta;
- nivelul de suport oferit dupa instalare;
- timpul necesar pentru pregatirea angajatilor;
- compatibilitatea cu alte programe utilizate deja;
- posibilitatea de a configura anumite functii dupa nevoile firmei.
Rezultatele se vad si dupa perioada de implementare
Un ERP poate avea un rol important si dupa ce perioada de acomodare s-a incheiat. Pe masura ce firma foloseste sistemul, se acumuleaza informatii care pot fi analizate ulterior. Aceste date pot arata evolutia vanzarilor, perioadele mai aglomerate, produsele solicitate mai des sau zonele in care apar costuri mai mari.
Un alt avantaj este faptul ca firma poate reactiona mai usor la situatii neprevazute. Daca apare o problema cu o comanda, un client sau un document, informatiile necesare pot fi gasite mai repede. Acest lucru poate fi important pentru o echipa mica, unde lipsa unui angajat sau o perioada foarte aglomerata poate afecta rapid restul activitatii.
Pentru o afacere mica, important este ca sistemul sa simplifice munca, nu sa o complice. Un ERP bine ales poate reduce activitatile repetitive, poate face informatiile mai accesibile si poate ajuta echipa sa lucreze mai organizat. Pe masura ce firma creste, acelasi sistem poate fi extins pentru a tine pasul cu noile cerinte.