Monitorizarea GPS a flotei înseamnă un mic dispozitiv montat în fiecare vehicul, care transmite poziția și câteva date de funcționare către o platformă consultată din birou. O firmă mică o folosește în principal pentru planificarea traseelor, evidența kilometrilor și programarea reviziilor. Valoarea ei depinde mai puțin de echipament și mai mult de felul în care sunt alese și citite rapoartele.
Cum funcționează monitorizarea GPS a unei mașini de firmă?
Dispozitivul primește poziția de la sateliți, o asociază cu ora și viteza și o trimite prin rețeaua mobilă către un server, de obicei la intervale de câteva secunde până la un minut în timpul mersului. Unitatea se alimentează din instalația electrică a mașinii și are adesea o baterie proprie, ca să raporteze și când contactul este oprit. În zonele fără semnal mobil, datele se stochează în memorie și se transmit când conexiunea revine.
Ce date colectează un sistem de monitorizare a flotei?
Un sistem de monitorizare a flotei colectează poziția, viteza, kilometrii parcurși și momentele de pornire și oprire a motorului; restul datelor depind de echipament și de modul de montaj.
| Tip de date | La ce folosește | Precauție |
|---|---|---|
| Poziție și traseu | Dispecerat, estimarea orei de sosire | Acces limitat la persoanele care au nevoie |
| Kilometraj | Planificarea reviziilor, decontări | Comparat periodic cu bordul |
| Funcționare la ralanti | Reducerea consumului inutil | Iarna, încălzirea scurtă este normală |
| Frânări și accelerări bruște | Instruirea șoferilor | Pragurile prea sensibile dau alarme false |
| Consum de carburant | Depistarea abaterilor | Precizia depinde de sursa datelor |
| Identificarea șoferului | Cine a condus fiecare cursă | Date personale, tratate ca atare |
Ce rapoarte sunt utile pentru o firmă mică?
Pentru o firmă cu câteva vehicule, trei-patru rapoarte citite regulat aduc mai mult decât zeci de grafice deschise rar.
- Kilometrii pe vehicul și pe lună, pentru revizii și pentru a vedea ce mașini sunt suprasolicitate sau folosite prea puțin.
- Timpul de staționare cu motorul pornit, care arată unde se pierde carburant fără deplasare.
- Abaterile de traseu și orele de livrare, utile pentru reorganizarea curselor, în spiritul ghidului despre organizarea eficientă a transportului în companie.
- Alertele de întreținere, declanșate la un număr de kilometri sau de ore de funcționare.
Rapoartele de kilometraj se potrivesc firesc cu planul de revizii descris în articolul despre întreținerea flotei de mașini.
Ce reguli de protecție a datelor se aplică monitorizării șoferilor?
Datele de localizare legate de un șofer identificabil sunt date personale, așa că intră sub incidența regulamentului european privind protecția datelor (GDPR) și a legislației muncii. În practică, asta înseamnă câteva principii generale.
- Angajații sunt informați în scris, înainte de montaj, despre ce date se colectează, în ce scop și cine le vede.
- Se colectează doar datele necesare scopului declarat, nu tot ce poate înregistra echipamentul.
- Pentru mașinile cu folosință personală permisă, se discută un mod privat sau alte limitări în afara programului.
- Se stabilește cât timp sunt păstrate datele și cine le șterge.
Detaliile diferă de la caz la caz, de aceea regulile concrete se stabilesc împreună cu un jurist sau cu responsabilul cu protecția datelor, iar apoi se trec în politica internă pentru mașinile de serviciu.
Cum se introduce monitorizarea fără conflicte cu șoferii?
Monitorizarea este acceptată mai ușor când șoferii înțeleg că scopul este organizarea muncii, nu urmărirea fiecărui minut.
- Se explică echipei motivul concret: mai puțini kilometri goi, revizii la timp, dovada orei de livrare în caz de dispută cu un client.
- Se pornește cu o perioadă de probă de câteva săptămâni, în care datele sunt doar observate.
- Se discută rezultatele cu șoferii, care cunosc de obicei motivul unei abateri de traseu mai bine decât raportul.
- Se folosesc datele pentru instruire și pentru reorganizarea curselor, nu ca prim instrument de sancțiune.
Ce limite are monitorizarea GPS a flotei?
Monitorizarea GPS arată unde și cum s-a deplasat vehiculul, dar nu explică de ce. O staționare lungă poate fi o pauză nejustificată sau o descărcare grea la un client fără rampă. Poziția are erori de câțiva metri, iar în tuneluri sau între clădiri înalte traseul poate apărea frânt. Consumul estimat doar din poziție și viteză este aproximativ; valorile mai exacte vin din datele motorului sau din senzori dedicați, montați de un instalator autorizat.
