Shadow IT înseamnă aplicațiile, conturile și serviciile online folosite de angajați pentru muncă fără ca firma să știe de ele sau să le fi aprobat. Exemplele obișnuite sunt un serviciu gratuit de stocare în cloud, o aplicație de mesagerie personală folosită pentru clienți sau un instrument online de convertit fișiere. Fenomenul apare aproape în orice firmă și nu pornește din rea-voință, ci din nevoia de a lucra mai repede.
De ce folosesc angajații aplicații neaprobate?
Angajații folosesc aplicații neaprobate pentru că instrumentele oficiale lipsesc, sunt greu de folosit sau aprobarea durează prea mult. Cauzele se repetă de la o firmă la alta:
- nu există un mod oficial de a trimite fișiere mari către clienți;
- echipa are nevoie de o listă comună de sarcini și o creează singură într-o aplicație gratuită;
- un angajat nou aduce obiceiuri de la locul de muncă anterior;
- cererile către IT nu au un circuit clar și rămân fără răspuns.
Înțelegerea acestor cauze contează mai mult decât interdicția, pentru că o aplicație interzisă fără alternativă este înlocuită repede de alta.
Ce riscuri aduce shadow IT pentru firmă?
Principalul risc al shadow IT este că datele firmei ajung în locuri pe care nimeni nu le controlează și din care nu pot fi recuperate sau șterse la nevoie.
| Situație | Risc concret |
|---|---|
| Fișiere cu clienți în contul personal de cloud | Datele rămân la angajat după plecarea lui |
| Conversație cu un client în mesageria personală | Istoricul nu poate fi consultat de colegi sau de firmă |
| Document încărcat într-un convertor online | Conținutul ajunge pe serverul unui terț necunoscut |
| Cont creat cu e-mailul personal | Firma nu poate închide sau prelua accesul |
| Aplicație neactualizată instalată pe calculator | Breșă de securitate ușor de exploatat |
La datele personale ale clienților sau angajaților se adaugă și obligațiile legale privind protecția lor. Ce se poate și ce nu se poate face într-o situație concretă se lămurește cu un specialist în protecția datelor sau cu un jurist.
Cum află o firmă ce aplicații se folosesc de fapt?
Cel mai simplu mod de a afla ce aplicații se folosesc este întrebarea directă, însoțită de garanția că nimeni nu va fi sancționat pentru răspuns. Un chestionar scurt, completat de fiecare echipă, scoate la iveală majoritatea instrumentelor.
Întrebările utile sunt puține: ce aplicații se folosesc săptămânal pentru muncă, ce date ajung în ele, cine a creat contul și cu ce adresă de e-mail. Rezultatul se completează cu informațiile tehnice disponibile, de pildă lista programelor instalate pe calculatoare sau abonamentele plătite cu cardul firmei.
Cum se face o listă de aplicații aprobate?
Lista de aplicații aprobate pornește de la ce folosesc deja oamenii și păstrează tot ce trece de câteva verificări de bază.
- Utilitatea: aplicația rezolvă o nevoie reală, care nu e acoperită de un instrument existent.
- Contul: poate fi creat pe adresa de e-mail a firmei, iar accesul poate fi retras centralizat.
- Datele: se știe unde sunt stocate și pot fi exportate.
- Securitatea: permite autentificare suplimentară și primește actualizări regulate.
- Costul: versiunea gratuită are limite care nu blochează munca, sau abonamentul este justificat.
Aplicațiile care trec sunt adăugate pe listă cu un responsabil, iar pentru cele respinse se indică alternativa oficială. Procesul seamănă cu alegerea oricărui instrument de echipă, descrisă și în articolul despre instrumentele pentru munca de la distanță.
Ce reguli țin situația sub control pe termen lung?
Situația rămâne sub control când cererea unei aplicații noi este mai simplă decât ocolirea regulilor. Câteva practici ajută:
- un formular scurt pentru cereri, cu răspuns în câteva zile lucrătoare;
- revizuirea listei de aplicații de una sau două ori pe an;
- închiderea conturilor și exportul datelor la plecarea unui angajat;
- o regulă clară: datele clienților nu se păstrează în conturi personale.
Mutarea fișierelor din conturile personale într-un spațiu comun al firmei se face mai ușor dacă există deja o soluție cloud integrată în activitate. Regulile scrise funcționează mai bine dacă pornesc de la fluxurile reale de lucru, iar documentarea proceselor firmei arată exact unde apar nevoile pe care angajații le rezolvau pe cont propriu.
