Pentru multe companii, certificarea apare atunci cand activitatea devine mai complexa si este nevoie de reguli mai clare. Documentele, responsabilitatile si verificarile trebuie organizate, iar fiecare angajat trebuie sa stie ce are de facut. Un sistem bine pus la punct poate reduce situatiile in care aceeasi problema este rezolvata de mai multe ori.
Certificarea nu ar trebui privita doar ca un avantaj pentru prezentarea firmei in fata clientilor. Procesul poate scoate la iveala proceduri neclare, activitati care consuma prea mult timp sau riscuri care nu au fost analizate suficient. Dupa ce acestea sunt observate, compania poate introduce reguli mai simple si mai usor de urmat.
O firma certificare ISO poate sprijini organizatia in etapele de pregatire si poate explica ce trebuie ajustat pentru standardul ales. Acest ajutor poate fi util mai ales atunci cand echipa nu a mai trecut printr-un astfel de proces. In loc sa lucreze fara o directie clara, oamenii pot avea un plan si prioritati bine stabilite.
Standardul potrivit trebuie ales in functie de obiective
Fiecare standard raspunde unor nevoi diferite, iar alegerea lui trebuie legata de activitatea reala a firmei. O companie preocupata de calitate are alte prioritati fata de una care gestioneaza date sensibile sau produse alimentare. O analiza facuta inainte de implementare poate arata care sunt cerintele cu adevarat relevante.
Pentru o organizatie care vrea sa isi imbunatateasca procesele de calitate, o certificare ISO 9001 poate reprezenta un punct de referinta. Accentul este pus pe modul in care sunt organizate activitatile, pe urmarirea rezultatelor si pe imbunatatirea continua. Astfel, firma poate avea reguli mai clare pentru procesele care influenteaza direct produsele sau serviciile oferite clientilor.
Inainte de alegerea standardului, pot fi verificate cateva aspecte:
- Ce tip de activitate desfasoara compania.
- Ce cerinte au clientii si partenerii.
- Unde apar cele mai frecvente greseli.
- Ce procese necesita mai multa organizare.
- Ce standarde sunt relevante pentru domeniul respectiv.
- Ce resurse pot fi alocate pregatirii.
Pregatirea echipei simplifica implementarea
Pentru o companie care analizeaza un pret ISO 27001, este important ca bugetul sa fie privit impreuna cu activitatile necesare pentru pregatire. Costurile pot varia in functie de marimea firmei, numarul de angajati si complexitatea proceselor. O estimare corecta ii permite conducerii sa organizeze mai bine toate etapele.
Cerintele unui standard nu pot fi aplicate corect daca doar conducerea le cunoaste. Angajatii trebuie sa inteleaga ce se modifica in activitatea lor si de ce anumite reguli trebuie respectate in fiecare zi. Comunicarea clara poate reduce rezistenta la schimbare si poate face tranzitia mai usoara. Implicarea si informarea directa a echipei transforma simpla conformare intr-o responsabilitate asumata de toti angajatii.
Pregatirea echipei poate include:
- explicarea procedurilor noi;
- stabilirea responsabilitatilor pentru fiecare departament;
- actualizarea documentelor necesare;
- simularea unor situatii care pot aparea in activitate;
- verificarea modului in care sunt aplicate regulile.
Auditul arata daca regulile sunt aplicate in realitate
Dupa pregatirea echipei, urmatorul pas este verificarea modului in care sunt respectate cerintele standardului. Un audit intern poate arata daca procedurile sunt clare, daca documentele sunt actualizate si daca angajatii urmeaza regulile stabilite. Este o etapa utila, deoarece problemele descoperite din timp pot fi corectate inaintea evaluarii externe.
Auditul de certificare este realizat de un organism independent. Auditorii verifica documentele, discuta cu angajatii si urmaresc anumite procese pentru a vedea daca sistemul functioneaza asa cum este prevazut. Nu este suficient sa existe proceduri scrise, ele trebuie sa fie aplicate constant si sa produca rezultate care pot fi verificate. O evaluare externa riguroasa confirma conformitatea operationala si intareste credibilitatea organizatiei in fata partenerilor.
Pentru o verificare mai bine organizata, compania poate urmari:
- Respectarea procedurilor in activitatea de zi cu zi.
- Actualizarea documentelor si a inregistrarilor.
- Cunoasterea responsabilitatilor de catre angajati.
- Identificarea si tratarea neconformitatilor.
- Pastrarea dovezilor care arata modul de lucru.
Certificarea poate deveni un avantaj pe termen lung
Obtinerea certificatului este doar o etapa dintr-un proces mai amplu. Pentru ca beneficiile sa ramana, organizatia trebuie sa continue verificarile si sa actualizeze procedurile atunci cand apar schimbari. Un standard util este cel care ramane prezent in activitatea zilnica, nu doar in documentele pregatite pentru audit.
Pe termen lung, o organizare mai buna poate ajuta compania sa reduca anumite erori, sa foloseasca mai eficient timpul si sa ofere partenerilor mai multa incredere. In unele domenii, certificarea poate conta si in participarea la licitatii sau in colaborari cu firme care solicita anumite standarde.
Valoarea reala apare atunci cand intreaga echipa intelege de ce au fost introduse aceste reguli. Managementul trebuie sa sustina procesul, angajatii trebuie sa aplice procedurile, iar rezultatele trebuie analizate periodic. In acest fel, certificarea nu ramane un simplu document, ci poate deveni un instrument pentru organizare, control si imbunatatire continua. Implicarea activa si responsabilitatea comuna asigura succesul pe termen lung si eficientizeaza intreaga activitate a companiei.
