Diferenta dintre doua oferte de consultanta nu se vede la semnare, ci in luna a opta, cand apare prima solicitare de clarificare cu termen de trei zile. Atunci se afla daca de partea cealalta e cineva care raspunde sau un numar de telefon la care nu mai raspunde nimeni. Termenul curge oricum.
Unele firme scriu doar dosarul si se opresc acolo. Altele acopera si implementarea, inclusiv consultanta achizitii publice, care e partea cu cele mai multe reguli si cu cele mai scumpe greseli. Prima intrebare de pus e unde se termina serviciul platit si de unde incepe ce ramane de facut de beneficiar.
Preturile sunt de obicei apropiate, iar promisiunile suna la fel. Ce difera este ce intra efectiv in contract si cine face munca. Doua firme pot cere aceeasi suma pentru lucruri complet diferite, iar diferenta iese la iveala tarziu, cand nu se mai poate schimba nimic.
Ce acopera contractul
Un contract de consultanta fonduri europene poate insemna cinci lucruri diferite, de la simpla verificare a eligibilitatii pana la asistenta completa timp de trei ani. Formularea din oferta decide ce primeste clientul, nu discutia purtata la telefon, oricat de clara ar fi parut atunci.
Se citeste cu atentie ce se intampla la clarificari, la cererile de rambursare si la vizitele de control. Sunt momentele in care beneficiarul are cea mai mare nevoie de ajutor si exact cele care lipsesc cel mai des din contractele ieftine. Diferenta de pret se explica aproape mereu asa.
La fel de important e ce se intampla daca proiectul nu e aprobat. Unele firme refac dosarul pentru sesiunea urmatoare fara costuri suplimentare, altele reiau tariful de la zero. Conditia asta se scrie, nu se presupune. Respingerile din prima sesiune sunt destul de frecvente.
Experienta potrivita
Cine vrea o finantare DR18 intreaba direct cate dosare a depus firma pe masura aceea si cate au fost aprobate. Raspunsul vine cu cifre sau nu vine deloc, iar ezitarea in acest punct spune tot despre ce urmeaza.
Experienta generala inseamna putin. Conteaza daca firma a lucrat pe programul vizat, pentru firme de dimensiune apropiata si in acelasi domeniu de activitate. Regulile difera mult de la o masura la alta, iar experienta pe un program nu se transfera automat pe altul.
Proiectele de referinta se pot verifica. Beneficiarii finantati apar in liste publice, iar un telefon dat unuia dintre ei lamureste mai mult decat orice prezentare. Intrebarea utila nu e daca a fost aprobat, ci cum a decurs implementarea si daca a mai raspuns cineva la telefon dupa semnare.
Onorariul si modul de plata
Structura obisnuita are doua componente: o suma fixa la depunere si un procent din valoarea aprobata, platit dupa semnarea contractului de finantare. Proportia dintre ele arata cat de mult isi asuma consultantul rezultatul si cat de sigur e pe ce depune.
Un onorariu format exclusiv din suma fixa, incasata inainte, muta tot riscul la client. Nimic din ce urmeaza nu mai depinde de rezultatul dosarului. Unul bazat doar pe succes pare atragator, dar duce uneori la dosare depuse in graba, doar ca sa existe o sansa. Varianta echilibrata ramane cea mai sanatoasa pentru ambele parti.
Ce se lamureste inainte de semnare:
- ce suma se plateste si cand
- ce se intampla daca dosarul e respins
- daca implementarea e inclusa sau separata
- cine plateste eventualele taxe si avize
- in cat timp se raspunde la o solicitare
Persoana care lucreaza la dosar
La prima discutie vine de obicei persoana cea mai convingatoare din firma. Intrebarea corecta e daca tot ea va scrie proiectul si va raspunde la mailuri peste opt luni sau daca dosarul trece la altcineva imediat dupa semnare.
Nu e o problema ca lucreaza o echipa, dimpotriva. Problema apare cand nimeni nu e desemnat clar si fiecare solicitare ajunge la alta persoana, care o ia de la capat cu intrebarile. Se pierd zile din termene scurte.
Numele persoanei de contact si termenul de raspuns se trec in contract, nu raman o intelegere verbala. Pare o formalitate exagerata pana in prima situatie urgenta, cand devine singurul lucru care conteaza.
Intrebarile de la prima discutie
O discutie buna dureaza sub o ora si lamureste aproape tot. Nu e nevoie de cunostinte tehnice, ci de cateva intrebari directe, puse in ordine.
Raspunsurile vagi la intrebari concrete sunt cel mai bun indiciu. Un consultant serios spune deschis si ce nu se poate face, chiar daca asta inseamna sa piarda contractul.
Ce se intreaba, in ordinea asta:
- cate dosare a depus firma pe aceasta masura
- cate au fost aprobate si cate implementate
- ce include exact pretul din oferta
- cine va lucra efectiv la proiect
- ce se intampla daca apare un control
Semnalele unei colaborari proaste
Primul semnal apare inainte de semnare: garantia aprobarii. Nimeni nu poate garanta un rezultat care depinde de punctaj, de bugetul sesiunii si de celelalte proiecte depuse. Se pot estima sanse, atat. Cine promite asta ori nu intelege sistemul, ori mizeaza pe faptul ca beneficiarul nu il intelege.
Al doilea e graba. Un dosar pregatit in trei zile, fara discutii despre afacere, are sanse mici si costa oricum, fie prin respingere, fie prin obligatii asumate fara rost.
Al treilea tine de tacere. Un consultant care dispare dupa depunere si reapare abia cand vine plata nu va fi acolo nici la clarificari, nici la control. Colaborarea buna se recunoaste dupa raspunsuri primite in doua zile, in toti cei trei ani, nu doar in luna in care se semneaza contractul.